Votre entretien client vous appartient.

Où les données de mes clients sont-elles conservées et traitées ?

Dans l’Union européenne.

Le stockage et le traitement, y compris par le modèle d’IA, ont lieu dans des centres de données situés dans l’UE. Avant de commencer, vous recevez la liste de chaque prestataire qui traite des données (sous-traitants ultérieurs), avec son rôle et sa localisation. Si cette liste change, nous vous prévenons à l’avance.

Qui peut voir les entretiens et les données clients ?

Uniquement les personnes de votre bureau à qui vous donnez accès.

Les données de chaque bureau sont séparées de celles des autres bureaux. Les collaborateurs d’Avenro ne consultent pas le contenu de vos entretiens. Si vous demandez vous-même de l’aide sur un dossier précis, cela se fait uniquement avec votre accord explicite, et limité au strict nécessaire.

Comment les données sont-elles sécurisées ?

Chiffrées, avec une connexion renforcée et une trace de qui consulte quoi.

• Chiffrées pendant le transfert et au repos.
• Connexion avec authentification à deux facteurs.
• Accès par utilisateur, avec un journal de qui consulte ou modifie des données.
• Vous recevez la description de toutes les mesures techniques et organisationnelles avec le contrat de sous-traitance.

Combien de temps Avenro conserve-t-il tout, et que se passe-t-il si nous arrêtons ?

Pas plus longtemps que nécessaire, et vous avez votre mot à dire.

Avenro ne conserve pas le son de votre entretien : l’entretien est converti en texte, et seuls cette transcription et l’aperçu sont conservés. Pour ceux-ci, vous fixez la durée de conservation dans le contrat de sous-traitance, et vous pouvez faire supprimer un entretien à tout moment. Si votre bureau arrête d’utiliser Avenro, vous récupérez vos données et nous les supprimons ensuite.

Qui est responsable au sens du RGPD ?

Votre bureau décide, Avenro traite pour votre compte.

Votre bureau reste responsable du traitement des données de vos clients. Avenro est sous-traitant et agit uniquement selon vos instructions. Nous le fixons dans un contrat de sous-traitance, signé ensemble avant que vous utilisiez Avenro.

Dois-je informer mon client que l’entretien est transcrit ?

Oui, et nous vous y aidons.

Votre client doit savoir que vous utilisez un outil qui convertit l’entretien en texte. Nous vous fournissons un texte court et clair pour l’en informer, que vous adaptez à votre bureau. S’il ne le souhaite pas, vous menez l’entretien comme aujourd’hui.

Et les données sensibles, comme celles relatives à la santé ?

Nous traitons chaque entretien comme s’il en contenait.

En hospitalisation, en revenu garanti ou en assurance vie, par exemple, la santé de votre client est abordée. Ces données bénéficient d’une protection renforcée sous le RGPD. Comme vous ne savez pas à l’avance ce qu’un client va raconter, les mesures les plus strictes s’appliquent à chaque entretien.

Et si quelque chose tourne mal malgré tout ?

Vous l’apprenez immédiatement par nous.

En cas d’incident de sécurité touchant vos données, nous vous prévenons sans retard injustifié, avec ce que nous savons et ce que nous faisons. Vous pouvez ainsi, si nécessaire, informer l’Autorité de protection des données et vos clients dans le délai légal de 72 heures.